Toda Instituição de Educação Superior (IES) deve seguir uma série de normas prescritas pelo Ministério da Educação (MEC). O cumprimento das determinações legais favorece a superação de desafios, a oferta de serviços educacionais de qualidade e os bons resultados nas avaliações, além da oferta da melhor experiência de aprendizagem para comunidade acadêmica.
Uma dessas exigências é sobre o acervo acadêmico. Nesse caso, trata-se de um banco de dados que contém todos os documentos dos estudantes – produzidos e recebidos por Instituições de Educação Superior (IES), sejam elas públicas ou privadas -, que pertencem ao sistema federal de ensino. Essas documentações estão relacionadas ao histórico acadêmico dos estudantes e são necessárias para comprovar a trajetória de estudos.
Assim, para regularizar e determinar um padrão em todo o território nacional, por meio da Portaria nº 315 do MEC, as instituições devem garantir que todos os documentos de atividades acadêmicas dos cursos de graduação e pós-graduação sejam armazenados no formato digital com mais segurança.
O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos que possua, minimamente, características citadas no Art. 46 para garantir a confiabilidade, a integridade, a durabilidade e a autenticidade de todo o conteúdo.
Nesse processo de digitalização, os gestores podem enfrentar desafios quanto à gestão do acervo acadêmico. Entre as dificuldades está: quem é o responsável por fazer o gerenciamento de arquivos digitais?
Confira os próximos tópicos deste texto para entender como fazer uma boa gestão do acervo acadêmico.
Gestão do acervo: quem deve realizar?
De acordo com o art. 39 da Portaria nº 315 do MEC, “o dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são pessoalmente responsáveis pela guarda e manutenção do respectivo acervo acadêmico, que deve ser mantido permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta”.
A normativa é bem objetiva e não abre espaço para que os gestores direcionem o gerenciamento do acervo acadêmico da IES para terceiros.
O representante legal da instituição é quem responde pela manutenção e pelo armazenamento do acervo acadêmico, nos termos da legislação civil e penal.
Diante dessas prescrições, o MEC também determina que seja criado um Comitê Gestor do Acervo Acadêmico, que deve contar com a participação de representantes da diretoria acadêmica, secretaria acadêmica, equipe de Tecnologia da Informação e setor jurídico.
Esse comitê deve garantir que a implementação e a gestão do acervo seja realizada de acordo com as diretrizes legais, favorecendo o bom desempenho da IES.
Quais são as responsabilidades do gestor da IES?
Os gestores são responsáveis por aprovar e registrar todos os processos de trabalho relacionados ao acervo acadêmico da IES.
A padronização da organização dos documentos, as diretrizes de segurança para acesso aos arquivos, os processos de conversão de físico para digital, a geração de novos documentos, entre outras ações, devem ser aprovadas pelo Comitê Gestor.
Esse acompanhamento fará com que a IES cumpra todas as normativas do MEC, o que consequentemente resultará em bons resultados na qualidade dos serviços educacionais prestados pela instituição.
Como escolher o sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos?
Existem muitas empresas que comercializam sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos para IES. Por isso, é fundamental que a instituição contrate a opção que tenha experiência no mercado, trabalhe com tecnologias avançadas e possua, minimamente, as seguintes características, conforme o art. 46 do MEC:
- capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
- forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
- método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e
- utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.
Além disso, devem ser considerados o suporte para instalação, o treinamento da equipe e a resolução de problemas.
Veja dicas para melhorar a gestão do acervo digital na IES
Para garantir que o sistema de gestão de arquivos funcione corretamente e de fato otimize os processos da IES, é fundamental acompanhar com atenção alguns pontos específicos desde a implementação. Confira dicas a seguir para aprimorar a gestão do acervo acadêmico.
Manutenção do acervo
Além do Comitê Gestor, a depender do porte da IES e da dimensão do acervo, pode ser necessário o auxílio de um colaborador para ficar responsável por monitorar a gestão do acervo.
Diariamente ou semanalmente, esse gestor deve fazer uma revisão dos bancos de dados para verificar se as nomeações dos documentos estão sendo realizadas de acordo com os critérios previamente definidos na implementação do sistema.
Essa mesma pessoa pode ficar responsável por nomear e armazenar os arquivos para manter a padronização.
Treinamentos
Os gestores devem garantir que todos os funcionários da IES participem de treinamentos e ações, tanto sobre como usar a plataforma quanto para entender as vantagens do acervo acadêmico digital para a instituição.
Essas ações evitam erros e dificuldades para utilizar o sistema e faz com que os funcionários se engajem na implementação.
Armazenamento correto dos documentos
A categorização dos documentos contribui para a fácil localização de arquivos no acervo, o que impacta diretamente a qualidade dos serviços prestados.
Portanto, é fundamental definir uma rotina de monitoramento para verificar se os documentos estão sendo armazenados corretamente.
Atualização do sistema
Sempre que a empresa oferecer uma atualização na plataforma que visa aprimorar o desempenho do sistema, é fundamental que os funcionários estejam cientes das mudanças.
Não é necessário adotar toda atualização disponibilizada pela empresa, mas é imprescindível priorizar as atualizações que garantam mais segurança das informações e facilitação do uso da ferramenta.
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