A implementação de um acervo acadêmico digital e de uma biblioteca digital é fundamental para a oferta de serviços educacionais mais ágeis, seguros e otimizados. Afinal, educação e tecnologia andam lado a lado nos tempos atuais.
Os dois modelos de acervo são fundamentais na era da Educação 4.0 e, apesar dos termos serem parecidos, eles apresentam propostas e funcionalidades diferentes para a instituição, alunos e professores.
Quer entender a principal diferença entre acervo acadêmico digital e biblioteca digital e como implementá-los na sua Instituição de Ensino Superior (IES)? Preparamos este material com tudo que você precisa saber sobre o tema. Boa leitura!
O que é um acervo acadêmico digital?
O acervo acadêmico digital é um banco de dados armazenado na nuvem constituído por documentos recebidos e elaborados pela IES, seja pública ou privada. Esses documentos podem ser recibos de pagamento, diplomas, Trabalhos de Conclusão de Curso (TCCs), entre outros.
Manter esses arquivos é importante tanto para a comprovação do histórico acadêmico como para ter outras informações dos estudantes que passam pela instituição.
Acervo acadêmico digital x bibliotecas digitais nacionais: principais diferenças
Para construir o acervo acadêmico digital, cada IES precisa digitalizar todos os documentos físicos da instituição e, então, utilizar um sistema de gestão para gerenciar o arquivo digital.
Enquanto isso, a biblioteca digital tem o objetivo de disponibilizar obras digitais, viabilizando acesso fácil e rápido a conteúdos educacionais atualizados e de fontes confiáveis.
Muitas IES contam com esse serviço para auxiliar no processo de aprendizagem dos estudantes. Assim, os beneficiários podem realizar a leitura online de diversos conteúdos.
De forma resumida:
- Acervo acadêmico digital: todos os documentos físicos (recebidos e enviados) da instituição digitalizados.
- Biblioteca digital: obras e conteúdos acadêmicos disponibilizados de forma online.
Manter uma biblioteca digital proporciona diversos benefícios para a IES, como redução de espaço físico, fila de espera em bibliotecas físicas e ajuda com a avaliação do MEC. Já a digitalização de acervo permite localizar documentos facilmente e impede que esses extraviem, além de reduzir custos com armazenamento.
Por falar em acervo acadêmico digital, você sabia que essa é uma exigência do Ministério da Educação (MEC)? Saiba mais nos próximos tópicos.
O acervo acadêmico digital passa a ser obrigatório a partir de 2022
A partir de abril de 2022, todas as IES do país serão obrigadas a digitalizar os documentos físicos, segundo decreto do MEC.
Por isso, muitas instituições estão avançando quanto à digitalização e implementação de um sistema de gestão de acervo acadêmico.
Quer entender melhor sobre essa exigência do MEC? Conheça a legislação que trata sobre esse tema.
Decreto nº 9.235/2017
Em 15 de dezembro de 2017, o MEC publicou o Decreto nº 9.235, determinando que todas as IES brasileiras implementem métodos de digitalização e gerenciamento que garantam a autenticidade, durabilidade, confiabilidade e integridade dos documentos originais.
Logo, toda IES precisa de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) que promova uma gestão ágil, controlada e segura. Vale ressaltar que, além das IES, outras instituições devem seguir a obrigatoriedade.
Portaria nº 315
Em 2018, por meio da Portaria 315, o MEC reforçou a importância e obrigatoriedade da digitalização de todos os documentos da graduação e pós-graduação, sejam de cursos presenciais ou cursos a distância. As instituições que não cumprirem esse processo dentro do prazo serão penalizadas.
Veja a seguir como realizar a implementação do acervo acadêmico na sua IES.
Como se preparar para implementar o acervo acadêmico digital de acordo com a lei?
Os gestores devem elaborar um plano de ação para garantir que a implementação do acervo digital seja realizada de forma segura e contemple todas as áreas da IES, sem deixar nenhum documento ou processo de fora.
Por isso, é importante considerar os seguintes pontos:
Implantação do sistema de gestão
Ao escolher um sistema de gerenciamento de documentos, leve em consideração a opção que atenda às necessidades da IES, sem deixar de ponderar o valor, a forma de pagamento e, principalmente, a disponibilidade que a empresa tem para realizar o treinamento dos funcionários da instituição.
Criação da equipe de curadoria
É fundamental que os gestores selecionem colaboradores para formar uma equipe responsável por garantir que todas as etapas da implementação ocorram sem falhas e que possa resolver os imprevistos rapidamente.
Essa equipe deve definir a política de gestão de documentos acadêmicos da IES e garantir que esteja alinhada com as diretrizes do MEC.
Digitalização
Os dossiês dos estudantes ativos, inativos e todos os outros documentos que compõem o acervo físico da instituição devem ser digitalizados. É importante que toda a papelada passe por esse processo.
Upload no sistema
Em seguida, é preciso fazer o upload dos arquivos digitalizados no sistema de hospedagem contratado ou próprio da IES. Nesse ponto, tenha atenção: é imprescindível contar com uma plataforma que tenha políticas de segurança de dados.
Assinatura digital
O sistema implementado deve garantir que todos os documentos digitais tenham uma assinatura digital ao serem acessados e/ou baixados.
Essa assinatura digital é disponibilizada por meio de um certificado regulamentado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Tenha uma biblioteca acadêmica digital completa
Até aqui, explicamos a você as diferenças entre biblioteca digital e acervo acadêmico digital, além da importância da digitalização de documentos para a IES atender às exigências do MEC e as vantagens dos dois acervos.
É nítida a importância de disponibilizar conteúdos digitais, afinal a internet é bastante utilizada por estudantes para diversos fins. Nesse sentido, manter uma biblioteca digital é fundamental para o processo de aprendizagem dos estudantes, além de auxiliar professores e pesquisadores.
A IES que conta com uma biblioteca digital está um (ou vários) passo(s) à frente de concorrentes que não contam com essa ferramenta.
Na hora de escolher esse serviço, contrate uma biblioteca de qualidade, que ofereça conteúdos relevantes e diversificados, a exemplo da Minha Biblioteca.
A Minha Biblioteca oferece um acervo completo, com milhares de livros com acesso a qualquer hora do dia e diversas ferramentas para facilitar os estudos.
Conheça melhor as vantagens oferecidas pela Minha Biblioteca:
Acervo
A Minha Biblioteca disponibiliza títulos técnicos, acadêmicos e científicos de 16 grandes editoras acadêmicas brasileiras e 41 selos editoriais.
As obras estão divididas em sete catálogos: Saúde, Medicina, Jurídico, Exatas, Sociais Aplicadas, Pedagogia e Artes & Letras.
Funcionalidades
Estudantes, professores, pesquisadores e até colaboradores de empresas podem acessar os títulos disponíveis por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet, desde que estejam cadastrados.
Por meio da Minha Biblioteca é possível fazer anotações, realçar trechos importantes, marcar páginas, entre outras funções.
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