Contratei uma Plataforma Digital. E agora? Talvez esta seja uma questão comum a muitas IES (Instituições de Educação Superior), quando se deparam com a gama de recursos de uma plataforma digital e precisam capacitar sua equipe, engajá-la, compartilhar as informações e maximizar o uso da ferramenta.

Apresentar os benefícios que a implantação da biblioteca digital trará para uma instituição exige um plano de ações e a definição do papel de cada um: bibliotecários, docentes, estudantes e gestores. Afinal, neste processo todos são elos importantes no ecossistema da educação superior.

Esta adequação deve estar baseada em canais de comunicação que tenham maior representatividade para cada um destes públicos: campanhas de marketing, redes sociais e outras ações capazes de disseminar informações sobre os recursos e a melhor forma de utilizá-los, pois o desconhecimento das possibilidades pode ser um dos obstáculos no uso prático.

Integrar e disponibilizar acesso a tudo que a plataforma oferece exige estratégias, numa divulgação eficaz e na maneira como os professores podem se apropriar de todo o conteúdo do acervo online e orientar o melhor caminho de aproveitamento dos recursos, por parte dos estudantes. O bibliotecário também é peça fundamental nesta jornada, assim como os gestores. 

É um cenário de detalhes e muitas trilhas a seguir, que devem se adaptar ao perfil de cada instituição. O suporte da Minha Biblioteca, com acesso a recursos como o canal do Youtube, Treinamentos online e pacote de design, pode contribuir para criar mais dinamismo neste processo, mas é essencial comunicar, dentro da IES e demais instituições parceiras, por onde e como é possível acessar tudo isso. 

Informações como login e senha, acessibilidade e formas de proceder em caso de dúvidas, devem ser comunicados com clareza, antecedência e em todos os canais de contato com os públicos envolvidos.

Para maior apoio neste trabalho inicial de comunicação, a Minha Biblioteca mantém uma Central de Ajuda, para amplificar a divulgação e engajamento dos usuários da plataforma. É um hub completo de conteúdos variados, com respostas para as principais dúvidas de quem trabalha na área técnica (implantação, atualização de metadados, criação e atualização de ementas) e público final. Traz diversos vídeos e tutoriais para otimizar o acesso online e offline.

DICA
Iniciativas para promover a divulgação da Minha Biblioteca, para os usuários da sua comunidade acadêmica, são essenciais para sanar as principais dúvidas dos diferentes públicos. 

Material de apoio para divulgação 

O sucesso da implementação de uma nova ferramenta digital está associado a um trabalho assertivo e diversificado, sobre os recursos e benefícios. Também está disponível no site, um pacote completo de artes, em diferentes formatos para comunicação, que pode contribuir para impactar a comunidade da sua IES, sobre como se favorecer com o acesso à plataforma. 

Ao baixar as peças, é possível customizá-las com o logo da Instituição parceira ou, ainda, solicitar a criação de novas, sob demanda. 

Acesso às artes

https://suporteminhabiblioteca.zendesk.com/hc/pt-br/articles/4402376052755-Posts-para-redes-sociais

https://suporteminhabiblioteca.zendesk.com/hc/pt-br/articles/4402384007443-Artes-para-e-mails

DICA

Utilize as peças em diferentes canais da sua instituição, para uma comunicação mais assertiva. É possível, ainda, usar as artes segmentadas por catálogo, para divulgar em cursos específicos, reuniões com NDE, coordenadores de cursos e volta às aulas, entre outros momentos e públicos.

Treinamentos abertos 

Apesar de intuitiva, é de suma importância a constante capacitação para o melhor uso da plataforma.  Com este foco, a equipe de Sucesso do Cliente da Minha Biblioteca ministra, duas vezes por mês, um Treinamento online e gratuito, guiado por todo o acervo, recursos e melhorias na ferramenta, com entrega de certificado de participação.

Há, também, um reforço sobre a abrangência dos catálogos, com dicas de divulgação e engajamento, e a possibilidade de responder as principais dúvidas de acesso, integração com AVA, portal da IES e gerenciadores de acervo, utilização das funcionalidades e questões comerciais/regulatórias.

DICA

Os Treinamentos são úteis para intensificar a divulgação e engajamento junto aos vários públicos da instituição.  Ficam gravados no canal do YouTube e podem ser revistos em qualquer dia e horário.

Youtube da Minha Biblioteca

Além dos Treinamentos online gratuitos e dos webinares, que apresentam as boas práticas das IES parceiras, o canal disponibiliza uma série de pílulas de conteúdo, com informações claras e objetivas, sobre os principais recursos e funcionalidades da plataforma. É um caminho de acesso imediato, para dúvidas, caso não seja possível assistir o treinamento completo em tempo real. 

DICA

Este tipo de conteúdo pode funcionar muito bem para dúvidas pontuais de cada público ou em comunicações mais rápidas por WhatsApp, chat ou redes sociais.

A experiência no Grupo Educacional AFYA

O Grupo Educacional AFYA é reconhecido como o maior, em faculdades de Medicina do país, com operação presencial em 11 estados, com 14 faculdades e 7 Centros Universitários, além de graduações nas áreas de Gestão, Odontologia, Direito, Engenharias, Enfermagem, Psicologia, Ciências Contábeis, entre outras.

A implantação da Minha Biblioteca no Grupo aconteceu em 2017. “Neste primeiro momento, ainda de uma forma mais tímida e com certas dificuldades para os discentes, pois não havia sido realizada uma integração, gerando usuários nominais. Só a partir de 2019 este cenário foi se ajustando, com o aumento expressivo de estudantes. Em 2021 tudo mudou. Refizemos o nosso planejamento de trabalho e desenvolvemos a integração da biblioteca digital com o Sistema de Gestão Acadêmica e Ambiente Virtual de Aprendizagem. Foi neste período que houve a criação de contas nominais, proporcionando aos discentes a chance de usufruírem de todos os recursos da plataforma”, conta Tyellen Sany Cruz dos Reis, Analista de Suporte EaD, no setor de Tecnologias Educacionais.

Ela destaca que, além do viés técnico, outra questão inicial foi disseminar, no time de bibliotecários e professores, a importância do uso da Minha Biblioteca e o seu enorme valor. “Foram vários treinamentos e materiais de divulgação. Mas ainda não suficientes, nesta fase. Com o passar do tempo e, principalmente com a pandemia, a plataforma foi a melhor solução para superarmos a impossibilidade do acesso a uma biblioteca física. Foi esta necessidade que nos conduziu ao melhor uso dos recursos, uma meta que sempre buscamos”. 

Embora satisfeitos com os resultados atuais, Tyellen observa que, apesar de ser o ideal, como deve ocorrer em outras IES, não houve um planejamento global das ações para comunicar esta implantação e driblar o desconhecimento dos recursos da plataforma, para muitos uma novidade. “Não foi feito um trabalho específico, mas ações isoladas que contribuíram, inicialmente, para a disseminação do uso.  Só conseguimos maior êxito, quando ocorreu o isolamento e a suspensão das aulas presenciais. Neste novo contexto, os professores e estudantes tiveram que se mobilizar e buscar recursos digitais que atendessem à necessidade do acesso aos conteúdos online. Este fato fez com que o poder da Minha Biblioteca fosse reconhecido, integralmente, por toda a comunidade acadêmica”, ressalta.

Desafios superados

Todo este processo, de divulgação interna e convencimento após a contratação da plataforma, representou mais uma etapa a ser vencida pelo Grupo AFYA, assim como para tantas outras instituições. E, muitas vezes, isso aconteceu devido à falta de conhecimento e, até mesmo, à resistência de alguns docentes, mais tradicionais, em introduzir em suas disciplinas materiais multimídia online. “Essa foi uma das barreiras que foram quebradas com a chegada da pandemia: a introdução, no Grupo, do Ensino Digital”, lembra a Analista de Suporte EAD.

Diante das exigências de novas adaptações no ensino à distância, uma diversidade de estratégias, na divulgação interna e externa, da melhor forma de utilização da plataforma, teve que ser adotada, para capacitar os diferentes públicos no melhor aproveitamento dos recursos. 

“Para estudantes e docentes, os canais principais foram e ainda são as redes sociais. É o espaço onde todos são convidados a se capacitar e conhecer as potencialidades do uso da Minha Biblioteca. Os canais internos de comunicação das unidades, como e-mails e panfletos, também têm função informativa e, com os gestores, a atuação é mais focada nos ajustes dos referenciais bibliográficos dos cursos”, detalha Tyellen.

No Grupo AFYA, a divulgação está sob a responsabilidade do bibliotecário de cada unidade e todas têm desenvolvido campanhas de incentivo ao uso da Minha Biblioteca, para participação nos treinamentos oferecidos pela plataforma e na indicação de títulos disponíveis.  “Este processo é gerenciado pelo setor de Tecnologias Educacionais que atua, diretamente, com os gestores de bibliotecas de cada unidade”, completa. 

Bibliotecário no comando

Para potencializar o uso da Minha Biblioteca, o bibliotecário é uma peça-chave neste processo, reconhece Tyellen. “Ele atua na ponta e tem função essencial na disseminação da tecnologia, junto à comunidade acadêmica, instigando seu uso”.   

Um dos resultados deste trabalho é que uma das boas práticas bem-sucedidas tem sido o atendimento personalizado para o discente e professor, que é agendado diretamente com o bibliotecário. “É quando se realizam treinamentos individualizados das ferramentas e a melhor forma de utilizá-las”.

O papel deste profissional se tornou ainda mais relevante com a Resolução CFB 240, de junho de 2021 que, dentre os serviços desenvolvidos e ofertados pelo bibliotecário, no âmbito da biblioteca digital, inclui a divulgação dos produtos e o gerenciamento das plataformas de redes sociais da biblioteca digital. 

“A resolução valida uma função que já estava sendo desempenhada por grande parte dos bibliotecários nas instituições e deixa clara sua importância, como representante legal do gerenciamento da biblioteca digital. É de fundamental relevância seu papel no processo de gestão e curadoria do acervo, na oferta de produtos e serviços, sempre visando a disseminação tecnológica e de acessibilidade. Pautado nos princípios éticos da Biblioteconomia, sua responsabilidade vai além, com o amparo e as parcerias da sua classe, o CRB (Conselho Regional de Biblioteconomia e o CBF (Conselho Federal de Biblioteconomia)”, destaca.

Engajamento do Grupo AFYA

Envolver pessoas em pontos distantes do país foi mais uma tarefa para o Grupo, que possui diferentes instituições como clientes, em todo o território nacional. O engajamento tem sido realizado, junto aos bibliotecários das unidades, com o objetivo de estimular que explorem as potencialidades da Minha Biblioteca e os recursos de suporte que a plataforma oferece. 

Todos são informados das atualizações mensais do catálogo, novas funcionalidades e têm a liberdade de utilizá-las, de acordo o modelo que mais atenda à sua unidade. Os treinamentos online são amplamente divulgados e replicados nos canais da instituição, em especial o Instagram, o principal para a comunidade acadêmica. 

“Há, também, o incentivo para que estes profissionais, das diferentes unidades, mantenham um diálogo entre si, apresentando sua realidade local, as ações que estão sendo desenvolvidas e, claro, a sua livre criatividade.  As trocas têm sido muito enriquecedoras”, ressalta. 

Para Tyellen, vale destacar, mais uma vez, que no processo de pós-implantação de uma plataforma digital, a divulgação e adesão dos diferentes públicos é um momento delicado que exige atenção e comprometimento de todos os envolvidos. “Nos últimos anos, tendo em vista o cenário da pandemia, a aceitação e o engajamento na plataforma foram alavancados. Os novos contextos, educacional e formatos de aulas, exigiram de docentes e discentes a adaptação, quanto à consulta de acervo bibliográfico e quebra de resistências ao universo digital.  É neste caminho que estamos seguindo, com resultados positivos”, finaliza.

* Colaborou, neste conteúdo, Caio Soares, Coordenador da Equipe de Sucesso do Cliente da Minha Biblioteca.

Conheça a Minha Biblioteca

Desenvolvida para ser a maior e mais completa solução digital de e-books para Instituições de Ensino Superior, a  Minha Biblioteca é uma plataforma digital que possui um vasto acervo de títulos técnicos, acadêmicos e científicos, formada por 15 grandes editoras acadêmicas do Brasil e 38 selos editoriais.

Por meio da Minha Biblioteca, mais de 4 milhões de usuários têm acesso rápido, fácil e simultâneo a milhares de títulos, atualizados mensalmente, através de qualquer dispositivo conectado à internet.

O acervo, multidisciplinar, conta com mais de 10 mil títulos em português, divididos em 7 catálogos: Medicina, Saúde, Exatas, Jurídica, Sociais Aplicadas, Pedagógica e Artes & Letras, que atendem à bibliografia de cerca de 400 cursos de graduação.

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